L’aggiornamento delle procedure RUNTS ha introdotto un sistema più strutturato per la gestione delle deleghe, ridefinendo ruoli, responsabilità e modalità operative degli enti del Terzo settore. Le nuove regole rispondono all’esigenza di rendere più fluido il rapporto tra amministratori, professionisti e soggetti incaricati di curare gli adempimenti telematici, garantendo al tempo stesso tracciabilità e certezza delle funzioni esercitate.
Il punto di partenza è il riconoscimento formale della figura del delegato RUNTS, un soggetto scelto dal rappresentante legale per svolgere attività tecniche e amministrative sul portale. La delega non è più un atto informale o lasciato alla prassi, ma diventa un elemento strutturale del sistema, con livelli di responsabilità differenziati e procedure di conferimento e revoca interamente digitalizzate.
La normativa distingue infatti due tipologie di delega. La prima consente al delegato di compilare e trasmettere le pratiche, lasciando però la firma digitale al rappresentante legale. In questo caso, la responsabilità delle dichiarazioni rimane in capo all’organo amministrativo, mentre il delegato svolge un ruolo meramente operativo. La seconda tipologia, più incisiva, attribuisce al delegato la possibilità di firmare digitalmente la distinta e gli atti allegati. Qui la responsabilità si sposta sul delegato, che risponde direttamente della veridicità delle informazioni e della conformità dei documenti trasmessi.
| Tipologia di delega | Attività consentite | Chi firma digitalmente | Responsabilità | Quando utilizzarla |
|---|---|---|---|---|
| Delega alla compilazione e invio | Compilazione delle pratiche RUNTS; caricamento documenti; invio telematico | Rappresentante legale | Rimane in capo al rappresentante legale; il delegato svolge attività operative | Quando il rappresentante vuole mantenere il controllo sulla firma e sulle dichiarazioni |
| Delega alla compilazione, firma digitale e invio | Compilazione, firma digitale della distinta e degli allegati, invio telematico | Delegato | Il delegato risponde direttamente della veridicità delle dichiarazioni e della conformità dei documenti | Quando l’ente necessita di autonomia operativa e rapidità negli adempimenti |
Il conferimento della delega avviene esclusivamente tramite il portale RUNTS. Il sistema genera un documento che viene automaticamente associato al profilo dell’ente e rimane disponibile per ogni controllo successivo. La revoca segue la stessa procedura e produce effetti immediati, garantendo all’ente un controllo puntuale sui soggetti autorizzati ad operare.
| Aspetto | Prima | Dopo |
|---|---|---|
| Figura del delegato | Non formalmente prevista | Riconosciuta e regolamentata |
| Firma digitale | Solo il rappresentante legale | Possibile anche per il delegato autorizzato |
| Responsabilità | Sempre in capo al rappresentante | Variabile: delega semplice o delega con firma |
| Conferimento delega | Prassi non uniforme | Procedura telematica obbligatoria |
| Revoca | Non standardizzata | Revoca immediata tramite portale RUNTS |
| Tracciabilità operazioni | Limitata | Completa, con registrazione del soggetto che opera |
Per i rappresentanti legali, il nuovo impianto offre un vantaggio evidente: la possibilità di concentrare l’attenzione sulle decisioni strategiche, affidando a figure interne o esterne la gestione degli adempimenti tecnici. Al tempo stesso, richiede una maggiore attenzione nella scelta dei delegati, soprattutto quando si opta per la delega con firma digitale, che comporta responsabilità dirette e non meramente esecutive.
Per i delegati, il nuovo sistema introduce un quadro più chiaro e trasparente. La possibilità di firmare digitalmente comporta obblighi precisi: conservazione dei documenti, correttezza delle dichiarazioni, rispetto delle tempistiche e delle modalità previste dal RUNTS. La tracciabilità delle operazioni rende ogni intervento riconducibile al soggetto che lo ha effettuato, eliminando zone d’ombra e prassi non formalizzate.
Gli enti sono chiamati a rivedere i propri flussi interni. La gestione delle deleghe diventa parte integrante dell’organizzazione amministrativa: occorre definire chi può essere delegato, per quali attività, con quali limiti e con quali procedure di controllo. In molti casi sarà opportuno adottare regolamenti interni o delibere che disciplinino il rapporto tra organi sociali, rappresentante legale e soggetti incaricati.
| Soggetto | Cosa può fare | Cosa non può fare | Responsabilità specifiche |
|---|---|---|---|
| Rappresentante legale | Conferire e revocare deleghe; firmare digitalmente; validare dichiarazioni | Delegare responsabilità senza atto formale | Veridicità dei dati in caso di delega semplice |
| Delegato RUNTS | Compilare pratiche; caricare documenti; inviare o firmare se autorizzato | Operare oltre i limiti della delega | Responsabilità diretta in caso di delega con firma |
| Rete associativa | Operare per conto degli enti aderenti se delegata | Agire senza mandato | Supporto tecnico-amministrativo nei limiti della delega |
Le nuove regole si inseriscono in un quadro più ampio di aggiornamenti che riguardano anche la gestione della PEC, l’obbligo di aggiornamento annuale dei dati e la tempistica per il deposito dei bilanci. L’obiettivo è uniformare le prassi, ridurre gli errori e garantire un sistema informativo affidabile, capace di rappresentare in modo fedele la realtà del Terzo settore.
In definitiva, la riforma delle deleghe RUNTS non si limita a introdurre una nuova funzione tecnica, ma ridisegna il modo in cui gli enti organizzano la propria operatività. La distinzione tra delega semplice e delega con firma digitale, la tracciabilità delle operazioni e la gestione telematica integrata rappresentano strumenti che, se utilizzati correttamente, possono migliorare l’efficienza amministrativa e rafforzare la responsabilità degli attori coinvolti.